Fachchinesisch Buchhaltung
Wichtige Begriffe der Buchhaltung einfach erklärt
Egal, ob du gerade erst mit deinem Unternehmen angefangen hast oder schon länger dabei bist. Wenn Begriffe wie FIBU, Controlling und die Unterschiede zwischen Buchhaltung und Geschäftsbericht noch Neuland für dich sind, dann ist dieser Blogbeitrag genau das Richtige, um mehr Durchblick zu bekommen.
Als erstes schauen wir uns den Oberbegriff "Rechnungswesen" an. Rechnungswesen ist ein umfassender Begriff, der alle Systeme, Methoden und Verfahren umfasst, die dafür da sind, um alle finanziellen Vorgänge in deinem Unternehmen zu erfassen, zu überwachen und auszuwerten. Es sorgt dafür, dass die finanzielle Lage deines Unternehmens festgehalten, analysiert und dargestellt wird.
Man kann das Rechnungswesen in folgende Bereiche aufteilen:
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung – auch FIBU oder Buchhaltung genannt – ist dafür zuständig, sämtliche finanzielle Vorgänge in deinem Unternehmen zu erfassen.
Stell dir ein grosses Notizbuch vor. Dort trägst du chronologisch und lückenlos sämtliche Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens ein. Fachlich gebrochen sagt man diesem Notizbuch das Buchungsjournal.
Diese Auflistung ist aber ziemlich unübersichtlich und man kann keine richtigen Erkenntnisse daraus ziehen. Deshalb werden die Einnahmen und Ausgaben in verschiedene Kategorien eingeteilt, damit man einen besseren Überblick bekommt. Die Übersicht dieser Kategorisierung heisst Kontoplan. Die Art und Weise, wie die Kategorien aufgebaut sind, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Das hängt von der Branche, der Grösse und den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Manchmal gibt es für die Kategorien auch noch einige Unterkategorien. Für Schweizer KMUs gibt es eine sehr gute Kontoplanvorlage. Hier kannst du dir den Kontoplan herunterladen und dann für dein Unternehmen anpassen.
Vielleicht hast du auch schon mal den Begriff "Kontoblätter" gehört. Das ist nichts anderes, als dass du jetzt dein kategorisiertes Notizbuch nach einer bestimmten Kategorie wie z. B. "Warenaufwand" filterst. Jetzt siehst du alle Ausgaben, die du diesem Konto zugewiesen hast.
Und dann gibt's noch die Lohn-, Anlage- und Kredit-/Debitorenbuchhaltung. Das sind Teilbereiche der Finanzbuchhaltung, oder in unserem Beispiel einer deiner Kategorisierungen im Notizbuch.
Die Finanzbuchhaltung, also dieses Notizbuch, ist die Grundlage für den Geschäftsbericht und das Controlling.
Controlling
Das Wort Controlling kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie steuern, überwachen. Oftmals wird auch vom internen Rechnungswesen gesprochen.
Das Controlling ist ein übergreifender Bereich, der sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmensressourcen beschäftigt. Es nutzt Infos aus der Finanzbuchhaltung und anderen Bereichen, um Entscheidungen zu treffen und die Unternehmensziele zu erreichen. Das Controlling checkt laufend, ob die Einnahmen und Ausgaben mit der festgelegten Strategie und den Jahreszielen übereinstimmen.
Je nachdem, was das Unternehmen braucht und wie gross es ist, gibt es eine eigene Controlling-Abteilung mit mehreren Mitarbeitenden, die sich um das Unternehmensbudget kümmern, Preise für Produkte und Dienstleistungen kalkulieren oder die Kosten und Erträge jeder Abteilung in einer Betriebsbuchhaltung auflisten und die laufenden Aufwendungen genau mit den budgetierten Kosten vergleichen.
Kleinere Unternehmen können sich keine Controlling-Abteilung leisten und gehen daher pragmatischer vor. Der Geschäftsführer erledigt viele dieser Aufgaben im Kopf, ohne sie aufzuschreiben.
Gerade für kleine Unternehmen ist es wichtig, die Preise schriftlich in einer Kalkulation festzuhalten. So sieht man auf einen Blick, was die eigene Leistung kosten muss, um kostendeckend zu arbeiten und die finanziellen Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Ein schriftliches Budget ist ebenfalls unerlässlich. So siehst du, ob die Zahlen im Budget funktionieren, wie du es geplant hast. Wenn nicht, kannst du dir überlegen, was du in Zukunft anders machen willst.
Geschäftsbericht
Der Geschäftsbericht, auch Jahresbericht oder Jahresabschluss genannt, ist quasi die Zusammenfassung des Notizbuchs am Ende eines Geschäftsjahres. Hier bringst du alle wichtigen Infos zur finanziellen Lage deines Unternehmens auf den Punkt. Der Jahresabschluss hat in der Regel drei Hauptteile: Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Die Bilanz zeigt dir, was dein Unternehmen alles besitzt (Vermögenswerte) und wie das Vermögen finanziert wurde (mit fremden oder eigenen Mitteln). In der Erfolgsrechnung siehst du, wie viel Geld dein Unternehmen verdient und ausgegeben hat. Im Anhang findest du weitere Infos zu bestimmten Positionen in der Bilanz und der Erfolgsrechnung.
Für den Jahresabschluss gibt es bestimmte Regeln. Die entsprechenden Regeln findest du im Obligationenrecht (OR) ab Art. 957 ff. Im OR steht, welche Regeln für welche Unternehmensgrösse gelten, wie die Bilanz und Erfolgsrechnung gegliedert werden und welche Angaben mindestens im Anhang stehen.
Es gibt auch noch andere Regelwerke wie Swiss GAAP FER oder IFRS, die international anerkannt sind. Diese Regeln gelten für Unternehmen, die international tätig sind.
Eine weitere Möglichkeit, das Notizbuch zu betrachten, ist die sogenannte Geldflussrechnung, auch Cashflow genannt. Kleine Unternehmen sind in der Regel nicht verpflichtet, sich nach den Vorgaben des OR mit einer Geldflussrechnung zu befassen. Ich würde dir aber auf jeden Fall empfehlen, eine Geldflussrechnung zu erstellen. So siehst du, wo und woher das Geld deines Unternehmens während des Jahres geflossen ist.
Du fragst dich jetzt bestimmt, was der Unterschied zur Erfolgsrechnung ist. Nehmen wir mal an, dein Unternehmen schreibt in der Erfolgsrechnung einen Gewinn, obwohl die Geldflussrechnung zeigt, dass kein Geld auf dem Bankkonto ist, weil Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben. So siehst du auch, woher der Gewinn kommt, auch wenn du kein Geld auf dem Konto hast.
Die Welt der Buchhaltung kennt noch viele weitere Fachbegriffe. Mit diesem Blogbeitrag sind nun einige davon in einer einfachen Sprache übersetzt.
Hast du noch Fragen oder möchtest du mehr darüber erfahren, wie eine Geldflussrechnung oder eine Kalkulation in deinem Unternehmen aussieht? Dann steht RundumTreuhand dir gerne zur Verfügung
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